Copilot Search: Die neue Art der Informationssuche in Microsoft 365

11. Juli 2025 | von Patrik Pellmann |

Mit Copilot Search hebt Microsoft die Informationssuche in Microsoft 365 auf ein neues Level. Statt sich mühsam durch E-Mails, Dateien oder Chats zu klicken, können Nutzer nun mit natürlicher Sprache gezielt nach Inhalten suchen – und erhalten intelligente, kontextbezogene Antworten. Der Blogbeitrag beleuchtet, wie Copilot Search funktioniert, welche Vorteile es für den Arbeitsalltag bringt und welche Veränderungen sich für Anwender ergeben. Dabei wird auch auf mögliche Herausforderungen eingegangen, etwa im Bereich Datenschutz oder bei der Interpretation von KI-generierten Ergebnissen. Ein Muss für alle, die Microsoft 365 produktiver nutzen möchten.

Mit der Einführung von Copilot Search revolutioniert Microsoft die Art und Weise, wie wir Informationen innerhalb von Microsoft 365 finden, verstehen und nutzen. Statt sich durch E-Mails, Dateien, Chats oder Kalender manuell durchzuklicken, können Anwender nun mit natürlicher Sprache gezielt nach Inhalten suchen – und erhalten kontextbezogene, intelligente Antworten. Doch was genau steckt hinter Copilot Search? Welche Vorteile bringt es – und wo liegen mögliche Herausforderungen?

Was ist Copilot Search?

Copilot Search ist eine KI-gestützte Suchfunktion, die tief in Microsoft 365 integriert ist. Sie nutzt die Fähigkeiten von Microsoft Copilot, um Informationen aus verschiedenen Quellen wie Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Word, Excel und mehr zu durchsuchen – und das auf semantischer Ebene. Das bedeutet: Die Suche versteht nicht nur Schlüsselwörter, sondern auch den Kontext und die Absicht hinter einer Anfrage.

Beispiel:

Statt „Vertrag Q3 2024“ einzugeben, kann man fragen:
„Wo finde ich den letzten Vertragsentwurf für das Q3-Projekt, den Anna mir geschickt hat?“

Copilot Search analysiert daraufhin Inhalte, Metadaten, Kommunikationsverläufe und Zugriffsrechte – und liefert eine präzise, verständliche Antwort oder sogar eine Zusammenfassung des gesuchten Dokuments.

Vorteile

Vorteil	Beschreibung
Zeitersparnis	Keine manuelle Suche mehr durch Ordner oder E-Mails – relevante Inhalte werden sofort gefunden.
Kontextverständnis	Die KI versteht natürliche Sprache und erkennt Zusammenhänge zwischen Personen, Projekten und Dokumenten.
Zentrale Suche	Ein einziger Einstiegspunkt für alle Microsoft-365-Datenquellen – inklusive Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint etc.
Produktivitätsboost	Informationen werden nicht nur gefunden, sondern auch zusammengefasst, erklärt oder in neue Inhalte eingebunden.
Barrierefreiheit	Auch weniger technikaffine Nutzer profitieren von der intuitiven Bedienung.

Herausforderungen und mögliche Nachteile

Trotz der vielen Vorteile bringt Copilot Search auch einige Herausforderungen mit sich:

Datenschutz & Governance: Die KI greift auf viele Datenquellen zu. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Zugriffsrechte und Compliance-Richtlinien korrekt umgesetzt sind.
Vertrauenswürdigkeit der Ergebnisse: Wie bei jeder KI können auch hier ungenaue oder unvollständige Antworten auftreten – besonders bei mehrdeutigen Anfragen.
Abhängigkeit von Microsoft 365: Die Funktion entfaltet ihr volles Potenzial nur innerhalb des Microsoft-Ökosystems.
Kostenfaktor: Copilot-Funktionen sind in der Regel lizenzpflichtig und nicht in allen Microsoft-365-Plänen enthalten.

Was ändert sich für Anwender konkret?

Mit Copilot Search verändert sich die tägliche Arbeit spürbar:

Weniger Klicks, mehr Fragen: Statt sich durch Ordnerstrukturen zu navigieren, formulieren Nutzer einfach ihre Informationsbedürfnisse in natürlicher Sprache.
Mehr Kontext, weniger Fragmentierung: Informationen aus verschiedenen Tools werden zusammengeführt – z. B. ein Meeting aus Outlook, die dazugehörige Präsentation aus OneDrive und der Chatverlauf aus Teams.
Neue Arbeitsgewohnheiten: Mitarbeitende müssen lernen, wie man mit KI „spricht“ – also präzise, aber natürlich formuliert.

Fazit

Copilot Search ist mehr als nur eine Suchfunktion – es ist ein intelligenter Assistent, der hilft, Wissen im Unternehmen sichtbar und nutzbar zu machen. Richtig eingesetzt, kann es die Produktivität steigern, die Zusammenarbeit verbessern und die Informationsflut beherrschbar machen. Gleichzeitig erfordert es ein Umdenken in Bezug auf Datenmanagement, Transparenz und digitale Kompetenzen.

Tipp für Unternehmen

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Mitarbeitende auf die neue Suchlogik vorzubereiten – mit Schulungen, Governance-Richtlinien und einem klaren Kommunikationskonzept.

Die nubit.Experts sind überzeugt: Solche Features machen einen echten Unterschied. Sie sind nicht bloß kleine Komfortfunktionen, sondern ermöglichen neue Formen der Zusammenarbeit und Effizienzsteigerung am digitalen Arbeitsplatz – für Teams und Unternehmen jeder Größe.

Haben Sie Fragen oder benötigen Sie Unterstützung? Die nubit.Experts stehen Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite!

Kontaktieren Sie uns noch heute!

#Copilot #Search #Kollaboration #Adoption #Effizienz #Produktivität #Zeitmanagement