KI trifft SharePoint Online: In 10 Minuten zur genialen FAQ für dein Intranet!

Das neue SharePoint Online Webpart KI FAQ ermöglicht es, in nur wenigen Minuten eine moderne, zentrale FAQ-Seite für das Unternehmensintranet zu erstellen. Mit einer Microsoft 365 Copilot Lizenz kann der Ersteller bestehende Dateien wie PowerPoint, Word oder PDF als Quellen nutzen und daraus automatisch Fragen und Antworten generieren lassen, die individuell bearbeitet und strukturiert werden können. Besonders hervorzuheben ist die Flexibilität, verschiedene Dokumente zu kombinieren und bestehendes Wissen effizient einzubinden. Die intuitive Bedienung, schnelle Umsetzung und die Möglichkeit zur Nachbearbeitung machen das Tool zu einer echten Bereicherung für ein lebendiges Wissensmanagement. 

Erfahrungsbericht der nubit.Experts: SharePoint Online Webpart KI FAQ 

Einführung und Einstieg 

Microsoft SharePoint entwickelt sich stetig weiter und bietet Unternehmen immer neue Möglichkeiten, die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zu optimieren. Mit der Einführung des neuen FAQ-Webparts, das von Microsoft 365 Copilot unterstützt wird, erhalten Organisationen ein leistungsstarkes Werkzeug, um häufig gestellte Fragen zentral und effizient bereitzustellen. Für Entscheidungsträger und Fachanwender im Bereich Microsoft 365 und Digitalisierung eröffnet sich damit eine praxisnahe Lösung, um Informationsflüsse zu verbessern und Supportaufwände zu reduzieren.

Wenn du schon immer mal im Intranet deines Unternehmens eine einfache, aber geniale FAQ-Lösung bereitstellen wolltest, dann ist das neue SharePoint Online Webpart KI FAQ genau das Richtige für dich.

Das neue FAQ-Webpart in SharePoint ermöglicht es, Fragen und Antworten strukturiert auf Seiten einzubinden und so den Zugriff auf relevantes Wissen zu erleichtern. Dank der Integration mit Microsoft 365 Copilot können Inhalte automatisch generiert und aktualisiert werden, was die Pflege deutlich vereinfacht. Für die Praxis empfiehlt es sich, das FAQ-Webpart gezielt auf Intranetseiten oder Projektportalen einzusetzen, um wiederkehrende Fragen zu Prozessen, Tools oder Richtlinien zu bündeln. Ein weiterer Tipp ist, die FAQ regelmäßig zu überprüfen und mit aktuellen Informationen zu ergänzen. Die intelligente Suchfunktion unterstützt Nutzer dabei, schnell die passenden Antworten zu finden. Zudem können Verantwortliche durch die Analyse der meistgesuchten Fragen gezielt Schulungs- oder Informationsangebote entwickeln und so die digitale Kompetenz im Unternehmen stärken.

Die nubit.Experts durften das Ganze in der Preview-Version bereits ausprobieren und nehmen dich gerne mit auf ihren Erfahrungsweg – Schritt für Schritt und ganz entspannt erklärt. 

Voraussetzungen und erste Schritte 

Der Einstieg ist total easy. Zuerst brauchst du natürlich 😎 eine Microsoft 365 Copilot Lizenz – das ist die einzige Voraussetzung für dich als Ersteller. Alle, die später die FAQ lesen oder durchsuchen wollen, müssen keine besondere Lizenz haben. So bleibt der Zugang unkompliziert – schonmal der erste Pluspunkt! 

Das KI FAQ-Webpart einrichten 

Du startest damit, dass du einen neuen Webpart auf deiner SharePoint-Seite anlegst. In der Auswahl findest du dann das KI FAQ-Webpart. Sobald du daraufklickst, wirst du aufgefordert, eine oder mehrere Quellen auszuwählen, aus denen deine FAQ generiert werden soll. Aktuell, in der Preview, stehen dir verschiedene Dateitypen zur Verfügung, wie PowerPoint, Word und PDF. Ziemlich praktisch ist, dass du auch mehrere Quellen gleichzeitig hinterlegen kannst – so bist du nicht auf nur ein Dokument festgelegt, sondern kannst direkt einen kleinen Wissenspool anzapfen. 

Bestehende Inhalte als Quellen nutzen 

Mein Tipp an dieser Stelle: Du musst nicht zwingend neue Dokumente erstellen. Vielleicht hast du bereits Aufzeichnungen, Transkripte von Schulungen oder andere bestehende Inhalte – nutze diese als Basis! Mit Copilot kannst du dir sogar aus verschiedenen Quellen Content generieren lassen. Das spart Zeit und schont die Nerven, denn meistens schlummert das meiste Know-how sowieso schon irgendwo herum. 

Kategorien und Fragen generieren und bearbeiten 

Nachdem du die Quellen festgelegt hast, schlägt dir das System automatisch Fragen vor, die in deine FAQ passen könnten. Natürlich kannst du diese Vorschläge bearbeiten, löschen, neue hinzufügen oder bestehende umformulieren. Je genauer und detaillierter du beim Prompten bist, desto besser werden die Ergebnisse am Ende. Überlege dir also ruhig vorher, ob du zum Beispiel thematische Schwerpunkte setzen willst oder die FAQ nach Kategorien strukturieren möchtest. Je mehr Input du gibst, desto „smarter“ wird dein FAQ später! 

Antworten generieren und FAQ veröffentlichen 

Im nächsten Schritt generiert Copilot – basierend auf deinen Quellen und Fragen – passende Antworten. Auch hier hast du noch einmal die Möglichkeit, alles zu prüfen und anzupassen. Das Schöne: Du kannst alles in Ruhe überarbeiten, bevor du die FAQ veröffentlichst. Erst, wenn du zufrieden bist, klickst du auf „Publizieren“ und schon steht eine neue, zentrale Wissensquelle für das ganze Unternehmen bereit. 

Vorteile und Tipps für die Praxis 

Ein echter Gamechanger ist die Geschwindigkeit: Von der ersten Idee bis zur fertigen FAQ brauchst du oft nur 5 bis 10 Minuten! Gerade Themen wie FAQ werden ja oft ewig vor sich hergeschoben, weil man sich erst Fragen überlegen, Antworten recherchieren, alles verifizieren und schön gestalten muss. Mit dem KI FAQ Webpart und Copilot ist das plötzlich ratzfatz erledigt. 

• Unser Tipp: Nutze vorhandene Inhalte und sammle sie gezielt in einem Pool, bevor du startest. Das spart Zeit und macht die FAQ am Ende vielseitiger. 

• Trick: Je präziser deine Prompts sind, umso nützlicher und relevanter werden die generierten Fragen und Antworten sein. Überarbeite die Vorschläge ruhig, bis sie wirklich passen. 

• Hinweis: Auch wenn das Ganze super schnell geht, lohnt sich ein kurzer Check, ob wirklich alle relevanten Themen und Antworten abgedeckt sind – Qualität vor Quantität! 😉 

Was kann das FAQ-Webpart tun?

Das FAQ-Webpart bietet mehrere Funktionen:

• KI-gestützte FAQ-Generierung: Generiert automatisch FAQ-Kategorien, Fragen und Antworten basierend auf ausgewählten Dateien.
• Human-in-the-Loop-Bearbeitung: Inhaltsautoren können Kategorien, Fragen und Antworten überprüfen, bearbeiten, entfernen und neu anordnen, bevor sie die Seite veröffentlichen.
• Multi-Source-Grounding: Unterstützt mehrere Inhaltstypen (Word, PowerPoint, PDF, Loop und Teams-Meetings), um die Genauigkeit und Relevanz zu verbessern.
• Konfigurierbare Anzeigeoptionen: Unterstützt verschiedene Layouts (Chevron, Plus/Minus) und ermöglicht es dem Benutzer, das Erweiterungsverhalten anzupassen.

Fazit: Das neue SharePoint Online Webpart KI FAQ macht es unfassbar leicht, Wissen im Unternehmen schnell, strukturiert und modern zu verteilen. Die Einrichtung ist ein Kinderspiel, und mit ein bisschen Vorbereitung kannst du in kürzester Zeit eine professionelle FAQ-Seite aufbauen. Besonders für alle, die oft vor dem „Wie fange ich an?“-Problem stehen: Gib dir einen Ruck, probier’s aus, und du wirst überrascht sein, wie einfach Wissensmanagement heute sein kann!