Wichtige Änderung ab Juli 2025! Microsoft stellt auf das neue Entra B2B-Modell um – So bereiten Sie Ihr Unternehmen optimal vor!
Einführung
Die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen entwickelt sich ständig weiter, und damit auch die Sicherheitsanforderungen. Insbesondere die Art und Weise, wie Dokumente und Daten mit externen Partner*innen geteilt werden, ist ein wichtiger Faktor für Datenschutz und Compliance. Microsoft kündigt nun eine gravierende Änderung an, die ab dem 1. Juli 2025 in Kraft tritt: Die bisherigen Freigabelinks mit Einmalcode (OTP) in OneDrive und SharePoint verlieren ihre Gültigkeit. Künftig setzt Microsoft vollständig auf das Entra B2B-Modell – und das bringt neue Herausforderungen, aber auch viele Vorteile für Unternehmen.
Was ändert sich genau?
- OTP-Freigabe wird eingestellt: Bisher konnten externe Personen mit einem Einmalcode per E-Mail auf freigegebene Inhalte zugreifen – auch ohne eigenes Microsoft-Konto. Diese Möglichkeit entfällt ab Juli 2025.
- Neues Freigabemodell: Zukünftig ist für den Zugriff auf freigegebene Inhalte zwingend ein Microsoft-Konto erforderlich. Darüber hinaus wird für externe Benutzer*innen die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) verpflichtend.
- Bestehende Freigabelinks laufen ab: Alle bislang versendeten OTP-Links verlieren mit der Umstellung ihre Gültigkeit. Das heißt: Externe Partner*innen können ab Juli 2025 nicht mehr auf die über diese Links geteilten Dateien zugreifen.
Welche Auswirkungen hat das auf Ihr Unternehmen?
Die Änderungen betreffen alle Unternehmen, die regelmäßig externe Benutzer*innen zu Projekten, Dokumenten oder Teams einladen. Insbesondere folgende Punkte sind zu beachten:
- Nacharbeit bei geteilten Inhalten: Inhalte, die bislang per OTP-Link geteilt wurden, müssen gegebenenfalls neu freigegeben werden. Prüfen Sie frühzeitig, welche Links betroffen sind und planen Sie die Umstellung ein.
- Mehr Sicherheit und Kontrolle: Das neue Modell erhöht die Sicherheit beim Teilen von Daten erheblich. Dank MFA und Microsoft-Konto ist sichergestellt, dass wirklich nur berechtigte Personen Zugang erhalten.
- Höherer Planungsbedarf: Die Umstellung erfordert eine sorgfältige Planung und Information aller beteiligten Personen – intern wie extern. Externe Partner*innen müssen gegebenenfalls bei der Einrichtung eines Microsoft-Kontos unterstützt werden.
Empfohlene Schritte zur erfolgreichen Umstellung
- Analysieren Sie bestehende Freigaben und identifizieren Sie alle Inhalte, die aktuell noch per OTP-Link geteilt werden.
- Stellen Sie Ihre Freigabestrategie rechtzeitig auf das Entra B2B-Modell um.
- Informieren und schulen Sie interne Benutzer*innen sowie externe Partner*innen über die kommenden Änderungen und die erforderlichen neuen Prozesse.
- Nutzen Sie CheckUps oder Webinare, um Ihr Team auf die neuen Anforderungen vorzubereiten und mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen.
Fazit
Die Umstellung auf das Entra B2B-Modell bringt nicht nur mehr Sicherheit, sondern auch mehr Kontrolle über geteilte Unternehmensdaten. Gleichzeitig bedeutet sie einen organisatorischen und technischen Mehraufwand in der Übergangsphase. Wer jetzt handelt, schützt nicht nur sensible Daten, sondern stellt auch sicher, dass die Zusammenarbeit mit externen Partner*innen künftig reibungslos funktioniert.
Unser Tipp: Beginnen Sie frühzeitig mit der Analyse und Umstellung Ihrer Freigaben. Bei Fragen oder Unterstützungsbedarf stehen wir Ihnen mit einem individuellen CheckUp oder in unserem Webinar zum Thema Oversharing gerne zur Seite.
Kontaktieren Sie uns, bevor der Zugriff verloren geht!
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